通勤定期代は妥当ですか？

最近、社内で総務部門を担当されている方との雑談でこんなことがありました。
「社員が申請してくる定期代を最近精査したら、いくつか疑問符が付くようなものがあった。会社としてどう取り組んだらよいか教えてほしい」

通勤定期代の不正受給ともいえるこの手の問題、本人に故意はなくても、便利なルートや交通手段を利用したことで会社からみれば余計に経費がかかったりといったこともあり得ます。ではどういったルールでチェックをしたり一定の制限を設けるのがよいか。まずは何よりも就業規則や給与規定で、通勤定期についてのルールを明確にするというのが大事になります。ここで、「通勤はもっとも合理的で経済的な、一般に誰しもが選択しうる方法であること」、つまり「常識の範囲内で認められるルート・方法」ということを規定しておくことです。

次にエビデンス、多くの企業では実施されていると思いますが、社員一人一人に自宅と会社の通勤ルートを申告してもらい、利用する交通手段と費用を会社所定の申請書で提出してもらうことです。また提出されたルートと金額は妥当かどうかをちゃんとチェックすることも忘れずに必要です。実際に購入したかどうかを確認する手段として、社員が購入した定期券のコピーの提出させるというのも一つの方法です。

また、意外に問題になるのは自宅から最寄り駅までの交通手段。実はそれほど距離がないにもかかわらず、たまたまこの区間にバスがあると定期券の申請はするが、実際には徒歩や自転車を利用し、定期代はポケットにというケース、私が会社員の頃にも耳にしたことがあります。こういったケースを防ぐためには、公共交通機関を利用できる距離数を定めること。あまりに長い距離を徒歩でというのは無理があるので、１～２キロ程度が妥当でしょうか。

通勤手当は現物給与という給与の一種、仮に不正があればそれは給与の過剰支給とも言えます。労使双方に適正な対応が求められます。