仕事上の記録を残すこと

どんな仕事をしていてもスケジュール管理は大切です。サラリーパーソンの頃、私が勤務していた会社には「週間業務計画書」というものがあり、毎週月曜日に1週間の予定を記載したものと、前週の予定に対する実績を記載したものを上司に提出することになっていました。これに似たようなこと、お勤めの方はされているのではないでしょうか。

さて現在、フリーランスとなっても仕事の予定と実績の管理は重要です。私の場合は、エクセルで顧問先毎のシートに作業タスクと締め切り日を入力すると、カレンダー形式の一覧表に連携して確認できるようにしています。以前にもうちょっとで納期限に間に合わないという「インシデント」が起きそうになったことがあり、それ以来スケジュール管理をキチンとするよう心がけています。

それともう一つ、エビデンスを残すことにも配慮しています。何処に何を送ったか何を受け取ったか、いつ誰からどんな内容のお電話があったかなど。受け取った郵便物で仕事に関わるモノは全てスキャンで取り込み、電話の内容は「電話メモ」を作成して記録しています。また顧問先や行政機関に書類や納品物を送るときは全てレターパックを利用していますが、こちらはネットの追跡記録をプリントスクリーンしたものを残しています。今のところそういったことはありませんが、もし万が一にも「送った、届いていない」とトラブルになったときへの備えです。

仕事の記録を残すこと、日記のようなものですが、大事なことだと考えています。