年金機構からの書類をなくしてしまったら

会社の総務部門でお仕事をされている人でこんな経験はありませんか。
「以前に提出した書類に関する通知書が見当たらない、紛失してしまった」

例えば、新入社員が入ったときには「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」、退職したときには「資格喪失届」、給与が大きく変動したときには「標準報酬月額変更届」など、いろいろな届出を最寄りの年金事務所に提出、あるいは年金センターへ郵送で提出します。そしてだいたい１ヶ月後までには、それに対する決定通知書が会社宛に送付されてきます。この決定通知書は何かと必要となることがあり、大概の企業では一定期間は保管されているかと思います。

ところがいざというとき、この決定通知書が見当たらない、紛失してしまったというときには再交付を申請することができます。その場合、「健康保険・厚生年金保険　適用関係通知書再交付依頼」に必要な事項を記載して年金事務所に提出すると、郵送で送付されてきます。私の顧問先の多い京都市内の年金事務所では、午前中に提出すれば早ければ翌日には届きます。記載事項は事業所整理記号、再交付を希望する通知書名称、届出を提出した年月日、対象者名と再交付の理由です。このうち届出を提出した年月日は当初の書類をいつ提出したかが必要になります。もしもの時に備えて、提出した書類の控えを取っておくことも必要です。参考までに、再交付申請書は日本年金機構のホームページからダウンロードすることができます。
「Q. 資格や報酬の決定通知が届かないときはどうすればいいですか。」～日本年金機構のホームページはこちら

私は顧問先企業さまの書類は全て一度お預かりし、PDF化して管理しています。社会保険や労働保険関係の書類は、届出分やそれに対する通知書は保管されておくことをおススメします。