給与計算業務で困ること

当事務所ではいくつかの顧問先の給与計算業務を受託しています。これからの月末・月初にかけては、例月給与計算業務に追われます。

さてこの業務をしていて最も困ること、それは勤務時間をどのように振り分けるかと言うこと。完全週休２日制で毎週土日休み、平日も残業なしという出勤簿であれば特に苦労はないのですが、休日出勤をしていたり、残業をしていたり、休日出勤分も代休あるいは振休を取得しているのかいないのか、出勤簿やタイムカードに時間が記載されていないのは休みなのか、単に記入漏れなのか等々。不明な点があればすべて問い合わせが必要になります。

特に休みの場合には、有給休暇か、欠勤控除か、会社によっては他の日の残業時間の１００％分部分で相当時間を相殺なんてことをされる会社もあります。休暇簿を出勤簿と同時に送付いただければいいのですが、これも期限までに出てこない場合には、事情を説明して翌月精算をせざるを得ない場合もあります。休暇簿と出勤簿の管理を見れば、その企業の労務・人事管理に対する取り組み方を垣間見ることもできます。

また残業についても、その残業がちゃんと会社の指示によるものか、本人の私的事情によって時間外まで残ったのかによって、残業手当の支払い有無にかかわってきます。私の顧問先では、業務命令によって残業をする場合には、「残業指示書」なるものを作成し、会社の指示による残業であることを確認してもらうようお願いしています。こうすることによって無駄な残業をなくし、残業の趣旨を理解しながら仕事をしてもらうことが可能になります。よってこの時間に対しては残業代を計算しますが、指示のない残業時間については残業代の対象とはしていません。

そしてもう一つ困るのが、昇給に関する情報が遅れること。時折、給与明細を納品したあとで「〇〇さん、今月から△△円アップしておいてください」と連絡が入ると、もう大変。給与台帳や給与明細の再作成、数ヶ月単位で遅れると社会保険料にも影響がでます。そんなことは滅多にありませんが、お金に関することは遅滞なく正確にが給与計算のキホンです。