添付資料にパスワードを設定していますか

仕事等でメールに資料を添付して送付する場合、セキュリティ対策をしていますか？

メールで添付資料を送る側の最低限の配慮としては、ウイルスチェックをすることは今更言うまでもありません。今の時代、メールソフトやプロバイダでも自動的にウイルスチェックをしてくれていますが、それでも時折「ウイルスに犯されている可能性のあるメールであることを確認しました」といったメッセージがプロバイダーから届くことがあります。注意が必要なことは今も変わりはありません。

さてそしてもう一つ、配慮が必要なこととして、個人情報や機密情報を含んだ資料を送付する際にはパスワードを設定するということ。こちらも全く配慮せずにそのまま添付して送付されてくるメールを受け取ることがあります。が、これは非常に危険です。アドレスを間違えて設定する、あるいは間違えた資料を送ってしまうということもあります。パスワードを設定すればアドレスを間違えて送っても、あるいは間違った資料を送ってしまっても、パスワードを送る際にもう一度相手を確認する機会があることで、少なからずリスク対策にはなります。

しかし「毎回パスワードを設定するのは面倒」というのはもっともなことです。いつも定期的に、あるいは頻繁にやり取りをする相手であれば、パスワードの設定ルールを定めておくというのも一つの方法です。実際私はいくつかの顧問先の担当者様との間ではこの方法を利用しています。また「パスワードを考えるのが大変」という意見もありますが、あらかじめルールを指定すると、パスワードを作ってくれるソフトも無償で提供されているものがありますので、毎回パスワードを考える手間を省くことも可能です。

重要な資料のパスワード設定をお忘れなく。