人が入社したときに必要な情報とすべき手続き

もうすぐ４月、新型コロナウィルス感染拡大防止の観点から、従来の入社式を取りやめる企業もあるようですが、入社したときに必要な手続きまで取りやめということにはなりません。では、新たに人が入社したとき、どのような手続きが必要か、何を提出してもらう必要があるのか、今一度復習してみましょう。

まずどのような書類、あるいは情報を提供してもらう必要があるのかということから。
【１】雇用保険被保険者番号
過去に前職があり、雇用保険に加入したことがある場合、雇用保険被保険者取得届を「再取得」として届け出ることになります。このとき、雇用保険被保険者番号を記載する必要があります。普通、前職を退職した際に、雇用保険被保険者証を受け取っていて、そこに記載されていますので、雇用保険被保険者証を提出してもらうことで確認が可能です。
【２】扶養控除申告書
毎月の給与計算時に予め控除する所得税額を決めるため、また年末調整で所得税額を確定するために必要な書類です。扶養家族がいるいないに関わらず、提出してもらう必要があります。
【３】源泉徴収票
前職がある場合、その企業で受けた給与や所得税の控除額を確認するために必要な書類です。入社時に必要と言うわけではありませんが、年末調整までには提出してもらう必要があります。
【４】マイナンバー
社会保険や雇用保険の手続きや、年末調整時にはマイナンバーが必要であるため、入社時に必ず提示してもらいます。配偶者をはじめとする扶養家族のマイナンバーも必要となる場合もあるので、同時に提出してもらうのが事務手続きとしては負担が少なくて済みます。管理については社内規定に従って適正に扱うことが求められます。

では次に手続きです。
【１】厚生年金・健康保険被保険者資格取得届
原則として入社してから５日以内に、事業所の所在地を管轄する年金事務所に提出します。届出は厚生年金と健康保険を併せて一つの届出で行うことができます。扶養家族がいる場合や、配偶者を第３号被保険者とする時には、それぞれの届出も必要になります。
【２】雇用保険資格取得届
原則として入社した日の翌月１０日までに、事業所の所在地を管轄する公共職業安定所に提出します。過去に雇用保険の被保険者であった人は、雇用保険被保険者番号が必要になりますが、もしわかならない場合は、前職の企業名から検索してもらうことが可能です。
【３】市町村への住民税のについての届出
前職を退職後、住民税を普通徴収として納付していた人が、入社後に特別徴収（給与からの天引き）を希望する場合、まず本人に納税先の市町村に変更依頼書を提出してもらう必要があります。その後、市町村から会社へ毎月の徴収額を記載した通知が届きます。会社はその金額を控除し、市町村へ納付することになります。

以上、総務の業務に従事している人にとっては当たり前のことばかりですが、漏れがないか確認してみてはいかがでしょう。