勝手にしている残業に手当は必要か

今日のタイトルは、最近ある事業主さまから受けた相談です。

こちらの会社では、残業をする場合には事前に上長へ申請、もしくはやむを得ない場合には事後報告による承認を必要としています。予め申請用紙が準備してあり、毎回残業は必要な理由とおおよその残業時間を記載し、申請するという方法です。このルールは就業規則にも明記されており、全社員に周知されているルールです。そういった状況で、ある社員が申請をすることなく残業をし、勤務表に残業時間を含めた勤務時間を記載し提出してきたというものです。「特に残業の必要性もなく、相応の成果物があった訳でもないということで、残業手当の支給はしないとしたいが、問題はないか」とのことでした。

こちらの企業のように、あらかじめ残業についてのルールが明確化されており、またその必要性もなかった、ということであれば「社員が勝手にした残業」として残業代を支払う必要はないと判断できます。もっとも仮に申請がなされていなくても、会社から何らかの指示があった、あるいはそうみなされるような事由があれば残業代の支払いは必要となります。例えば次のような場合です。
・残業時間に管理者や上司からの指示があった
・残業時間を見越した作業が与えられた
・申請をしないことが形骸化し、会社もこれを黙認していた

上司が終業間際に、「〇〇君、これ明日の朝にレポートとして提出して」と言ったとき、残業となることは明らかです。本人が何らかの事情を慮って申請をしなかったとしても、これは明らかに残業となります。こういうケースは意外にあるのではないでしょうか。

不要な残業を避けるには、上司が適性に部下の仕事の状況を把握して、残業の指示をするしない、申請を受理するしないを明確にし、労働時間を管理する必要があります。