仕事は考え方とやり方次第で「有効」にも「ムダ」にもなります
調査はシチズン時計が行ったもので、１位は「朝礼」（１５．３％）、以下順に「ちょっとした打ち合わせ」（１３．８％）、「お茶くみ」（１３．８％）、「社内会議」（１１．５％）、「報告書作成」（１１．５％）、「掃除」（１０．５％）など。この結果、皆さんはどのように感じますか？
調査対象が「新人」ということであがっている項目もあるように思います。「やらされている」と受け取ってしまうと、お茶くみや掃除は、「ムダ」と感じてしまうでしょうし、一方で、それは新人にとっては必要な経験なんだという考えもあり、一概にムダとは言えないでしょう。ここにあがった項目は、その意義や役割を社内で認識できているかによって、おそらく受け止め方は大きく変わるのだろうと思います。新人に限らず、中堅社員、ベテランでも同じです。
ただ、私の経験則で言えば、特に朝礼と会議はその方法次第では「ムダ」が生じやすいことは確かです。毎日特に周知事項もないのに、短時間でも全員が集まって行う朝礼や、議題に関係にない人まで大人数で行う会議は、そこに費やされる人的コストは積もれば膨大になります。例えば次のようにすることで無駄を省くことができます。
【朝礼】
✓社内全体で行うものは週１回月曜日とか、月１回給料日など、日を決めて実施する。
✓部課係内の朝礼は前日に内容をエントリーし、なければ実施しない。
✓単に周知、連絡事項であれば開封確認のできるメールで代用する。
【会議】
✓会議時間を制限する（１回１時間等）
✓レジメは事前に配布、出席者は意見を纏めておく（未配布の場合には開催しない）
✓参加者を関係者に限定する
✓説明のための会議、意見集約のための会議といった会議の目的を明確にしておく
✓レジメをモニターに映し、全員で確認しながら会議を進め、意見や議事をその場で追記するで、議事録作成・回覧といった時間を省く
会議は１０人が出席して２時間行えば、単純に２０時間、１日８時間労働なら２．５日分のコストが費やされることになります。積極的な議論であれば有効ですが、多くの会議ではムダが生じていることも確かですよね。
ところで、調査結果の第３位「ちょっとした打ち合わせ」、私はこれはムダではないという意見です。会議までする必要はないけど、急ぎで意思決定が必要、或いは意見交換が必要というとき、少なからず私もやっていました。ただ、それでもルールが必要で、相手の時間や予定を無視したり、大した内容ではない打ち合わせでは、それは「ムダ」というより「時間泥棒」になってしまいます。
最後に、調査結果で最も回答が多かったのは、「無駄だと感じる時間はない」（３９．８％）です。この結果、何となくホッとしませんか。やはり、新人の頃は仕事について優劣をつけるより、まず何事にもその意義を考えながら取り組んでほしいと思います。４割が多いか少ないかということは別にして、なによりもこの回答がもっとも多かったことに少し安心したのは私だけでしょうか。
※写真は上賀茂神社界隈にて（京都市北区）
2017年12月12日 04:42
