いつまで保存しなければならないのか

最近、あるオーナーさまからこんな問合せを受けました。

「給与に関する書類はいつまで社内で保存したらいいのですか」

社内には賃金に関する書類だけでなく、その他人事や労務管理に関するいろいろな種類を保存されていることと思います。従業員規模にもよりますが、毎月従業員の人数分書類が増えていくというものもあります。総務や人事部門のキャビネットには過去の書類がびっしりというケースも少なくでしょう。では、人事や労務に関する書類の保存期限、実は法律で次の様に定められています。

「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない」（労働基準法第１０９条）

よって、例えば給与に関する書類でいえば、賃金台帳や勤務表・休暇台帳・タイムカード・残業指示書や残業申請書といった書類、あるいは人事に関する書類では労働者名簿や、雇入れ・解雇・退職等に関する書類などはこの規定により３年間の保管が義務付けられます。他には雇用保険や健康保険・厚生年金に関する書類は２年、雇用保険の被保険者に関する書類は４年の保管期間がそれぞれの法令で定められています。忘れないよう、各書類に保管期間を記載しておくのもよいかもしれません。