離職証明書を書き間違えたら

社員が退職する際に作成が必要となる離職証明書、もし書き損じたらどうしていますか。

離職証明書にはその社員の過去１年間の賃金に関する内容を記入する欄があります。離職日から１ヶ月ごとに区切った期間ごとに、被保険者算定対象期間、賃金支払対象期間と支払われた賃金額について過去１２カ月間を記載しなければなりません。これだけ聞くと結構面倒なものという印象ですが、実際に作成するときには結構気を使います。が、そんな時に限ってしてしまうのが書き損じ。記載する量が多いだけに、ちょっと間違えただけで作成しなおしとしていては結構大変です。

私も顧問先から退職者の連絡を受けると、大抵の場合にはこの離職職証明書を作成することになります。予め過去１年間の情報については別途作成してあるエクセルのシートに数字や日数を入力して、間違いのないことを確認したのちに転記していますが、それでも起こすのが転記ミス。作成したのちに事業主さまから賃金の変更の連絡を受けることもあり、修正の頻度は意外に高いのです。

では、このときどう対応すればよいか。誤った箇所を修正の後、離職証明書の左右の欄外に「〇〇欄○○文字修正」「〇〇欄○○文字抹消」「〇〇欄○○文字抹消○○文字追加」と記載して押印(代表者印）をすることで対応が可能です。ちなみに○○欄とは離職証明書の各欄の見出しに記載されている丸数字で①から⑭までを指し、どこを修正したかを記載するものです。また、〇〇文字は後に改竄を防ぐため大字（壱、弐、参など）を使用します。

またよくあるのが、作成したときには誤りはないとしていたが、ハローワークに提出した時に職員から訂正を指摘されたとき。こんなときにその場で訂正ができるように、２枚目以降にはあらかじめ捨印を押しておくことをおススメします。