採用応募者からの個人情報をどうしていますか
「皆さんの会社では、応募者から提出された個人情報をどうしていますか？」
応募者から提出される個人情報の代表といえば、履歴書や成績証明書などがまず第一に思い浮かびます。多くの場合、選考期間中は人事部門で管理され、縁あって採用となった人の分については、そのまま人事資料として管理されるのではないかと多います。では、不採用となった場合にはどうしますか。
個人情報保護法第１９条では、「利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない」と定められています。あくまでも努力義務であって強制ではありませんが、不採用によって利用することがなくなったのであれば、可能な限り消去（破棄）することを法律では求めています。そのため、面接時に担当者に配布した資料に履歴書のコピーがあれば、面接終了後に回収し、人事部門で一括管理することでもれなく消去することができます。
もっとも、履歴書を本人に返還することまでは個人情報保護法では求めていませんので、仮に応募者から「履歴書を返してほしい」と申し入れがあったとしても、必ずしもこれに応じる義務はありません。企業にとっては何千人も応募者があって、一人ひとりに書留郵便などで返送していてはコストだけで馬鹿になりません。ただ、返却しない場合には予めその旨を応募時に告げておくことも一つの配慮と言えるかもしれません。
私が前職で採用担当をしていた際は、不採用者の応募書類は不採用通知とともに返却していました。多少のコストはかかるものの、社内に個人情報が残ることのリスクと天秤に掛けたとき、優先されるべきはリスクを無くすことでした。さて皆さんの会社ではどうでしょうか？
2019年07月12日 13:18
