マイナンバーの取扱い、再度確認してみませんか

マイナンバーが導入されて３年あまり、企業では社員のマイナンバーを管理していますが、その取扱いについて当初のルールを守っていますか。

 

企業は社員のマイナンバーについて「収集・保管・利用・廃棄・委託」を適正に行うことが求められています。マイナンバーは法律では「特定個人情報」とされ、一般の個人情報に比べてより厳格に取り扱うことが法律で義務付けられています。なぜならマイナンバーは行政機関や一部民間企業にある個人情報を結びつけることのできる唯一の番号であるためです。

 

企業では社員からマイナンバーを収集するにあたり、その利用目的を説明し、他の情報とは隔離された環境、施錠ができるキャビネットで管理したり、マイナンバー専用の外部から遮断されたパソコンや専用のＵＳＢメモリなどで管理することが求められます。社内ではマイナンバーを取り扱える人を限定し、例え上司であってもむやみにその開示を求めることはできません。また、利用目的は「社会保障・税・災害対策」に限定されているため、これを社内で他の目的のために利用することは言うまでもなくできません。

 

さて、当初はこういった点について高い意識で管理されていたマイナンバー、少しづつ緩くなっていませんか。利用目的を告げずに新入社員から当然のように提示させたり、通知カードのコピーをファイリングしたものが担当者の机上に並んでいたり、業務委託先からの提供依頼に対して、メール本文にそのまま記載したりなど。

 

我々士業者も顧問先社員のマイナンバーを手続きの中で利用します。雇用保険の資格取得届や喪失届等はマイナンバーの記載がないと受け付けてもらえません。そのため、書類作成時にはその提示を求めるのですが、以前にはキャビネットに並んだファイルから何気なく取り出した社員名簿の中に書かれていたり、メールにそのコピーがパスワード等のセキュリティの対策なしに添付されていたりしたことがありました。都度「こういった管理方法にしてみませんか？」と説明して対応していただきましたが、現実にはまだまだ一般の社員情報と同様に扱っている企業も多いのではないでしょうか。

 

さて、皆さんの会社での取扱いは適正にできていますか？

 

休業手当から控除できる？

最近こんな質問を受けました。
「体業手当から税金や社会保険料を控除することはできますか?」

こちらの企業では今回の新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、５月から７月にかけて、輪番制で休業を行い、その間の給与については１００%に相当する休業手当を支給されました。体業手当を支給されるのは創業以来初めてとのことで、例月の給与から控除している税金や社会保険料を同じように控除できるのか否かが明確でなく、当事務所にメールにて質問を受けたというものです。

労働基準法第１１条では、「賃金、給料、手当、賞与その他名称の如何を問わず、労働の対象として使用者が労働者に払うすべてのもの」を賃金と定めており、休業手当は賃金に該当すると解されています。よって給与同様に、所得税や住民税、各種の社会保険料を控除することについては何ら問題ありません。もちろん、税金や社会保険料算定の基礎ともなるということです。

さらに言えば給与と同じというこことで、例えば全額払いの原則や直接払いの原則と言った、いわゆる賃金支払いの５原則についてもそのまま適用されます。体業手当だからといって、分割して支給したり、月によって異なる日に支給するようなことはできないので注意が必要です。

 

 

厚生年金保険料の標準報酬額が変わります

サラリーパーソンの方の給料から毎月徴収される厚生年金保険料。一部の人は９月から保険料がアップするかもしれません。

厚生年金保険料は、原則として４月～６月に支払われた報酬の合計額を３で除して（つまり３ヶ月の平均）求められた金額を、標準報酬等級表に当てはめて標準報酬月額を決定し、この額に乗率を掛けて求められます。一人一人の毎月の給与に保険料率を乗じて求めるのはあまりに煩雑で負担も大きいため、予め設定した標準報酬月額に乗じる方法となっているのです。

この標準報酬等級表に定められている標準報酬は、現在第１級（９８,０００円）から第３１級（６２０,０００円）までとなっており、例えば毎月の報酬額（給与額）が６０５,０００円以上の場合、いくらであっても標準報酬月額は６２０,０００円となっています。ところが今年の９月からは、第３２級が追加されており第３１級は６０５,０００円以上６３５,０００円未満、第３２級は６３５,０００円以上と変わります。そのため、新たな第３２級に該当する人は、毎月の厚生年金保険料が少し高くなるということです。

なお、改訂後の新たら等級（第３２級）に該当する被保険者については、事業主に対して「標準報酬改定通知書」が日本年金機構から届くことになっています。事業主から何かをする必要は一切ありません。ただし、給与計算業務にはちょっと配慮が必要ですね。

 

 

なかなかリズムが戻りません

新型コロナウイルス感染症の拡大とともに、当事務所の顧間先企業さまにもその影響は広がり、業務量の拡大からブログ更新を一時停止、不定期更新としてから早５ヶ月あまり。なかなか従来どおり更新することができず、最近では「こんな記事を書いてもらえませんか」といった主旨のメールを頂戴したりします。感染拡大前に比べると、毎日の閲覧数が３倍近くになっており、過去にアップしている記事を多くの方に読んでいただいています。が、最新情報や、新しい記事がアップできないのは、日々ちょっとしたもどかしさも感じています。

今日から９月、世の中は以前の様な生活にはほど遠い状況ですが、もはやこれが日常として受け入れ、その中で何ができるか、どうすればできるかを考えていかなければなりません。当ブログも確実に増えている日々の業務の中で、どのようにすれば以前にような情報発信ができるかあれこれ考えてみました。当面は無理のない範囲で週３回(月、水、金曜日)と不定期で日曜日にアップしていきたいと考えています。

どうぞお付き合いください。

 

 

社員のメンタルヘルスヘの注意が必要です

新型コロナウイルス感染症が社員に与える影響、長期化によりいろいろなところに出てきているようです。最近顧間先であったのが、社員さんからの「退職したい」という申し出。その理由を伺うと「新型コロナによる不安感が大きく、仕事を続けていける自信がない」というメンタル面によるもの。皆さんの会社でも、同僚や部下、あるいは皆さん自身が同様の悩みを抱えていませんか。

正直言えば、私自身も毎日毎日繰り返される感染者数を知らせるネットやテレビのニュース、それぞれの思惑から発信される言葉に時折辟易することがあります。テレワークなどで在宅勤務が続き、人と話す機会も減り、外出を自粛し、繰り返し同じようなニュースを見聞きしていれば、メンタル面で全く影響を受けない人はいないかもしれません。こんな負担を少しでも軽減するためはどうしたらよいのかと、ふと考えてみました。

まずは最近私も心がけていること、コロナに関するニュースやテレビ番組を見過ぎないこと。中には過度に不安をあおるような専門外のコメンテーターの発言もあります。こういった情報を入れすぎないように、私の場合は見るニュース番組、得る情報を限定するようにしています。仕事柄全く知らないという訳にはいきませんが、毎日の感染者数の増減に一喜一憂していてもあまり意味はありません。入っている情報を取捨選択することは必要です。

次に人とのコミュニケーションを減らさないこと。私の場合には緊急事態宣言下で移動に制限がかかっていた頃はともかく、今は月１回の定期訪問だけでなく、何かにつけて事業主さんや総務、人事部門の社員さんと情報交換をするように心がけています。そうすることでこんな状況の中でも、少しでも前を向いてやっていきましょうという気持ちになれるような気がしています。

そして最後は、何か楽しいことを見つける。方法やその内容は人それぞれですが、私の場合には今は週１回の焼き肉と適度な家飲み。大したことではないのですが、それでも１週間のフラストレーションを払いのけるには効果があります。

さて、皆さんは何を心がけていますか？