労働条件通知書を書面で渡していますか

もうすぐ４月、企業では新たに多くの人が入ってきますが、新たに採用する人に対しては「労働条件通知書」を書面で渡さなければなりません。

労働条件通知書とは、企業が労働者を雇入れる際の様々な事項についてその内容を通知するもの。労働基準法第１５条で次の様に規定されています。
「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない」
つまり、あらかじめ定める一定の事項について明示するとともに、「賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については厚生労働省令で定める方法」、つまり書面にて交付しなければならないとされているのです。明示しなければならい一定の事項とは、
➀労働契約の期間に関する事項
②期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
③終業の場所および従事すべき業務に関する事項
④始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに交代勤務で就業させる場合における就業時転換に関する事項
⑤賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
⑥退職に関する事項
⑦退職手当に関する事項
⑧臨時に支払われる賃金、賞与等に関する事項
⑨労働者に負担させるべき費用に関する事項
⑩安全及び衛生に関する事項
⑪職業訓練に関する事項
⑫災害補償に関する事項
⑬表彰及び制裁に関する事項
⑭休職に関する事項
このうち、①から⑥までは絶対的明示事項として必ず明示しないといけない項目、⑦から⑭までは相対的記載事項として定めがあれば明示が必要となる項目となります。よって少なくともどの事業所であったも、①から⑥についてはかならず明示しなければならないということになります。

そしてもし採用時に明示された労働条件と事実が違っていたという場合、労働者はどうすることができるかというとこれも労働基準法第１５条の２、および３に次の様に規定されています。
「明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる」
「就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。」
労働者は即時に労働契約を解除し、帰郷のための旅費を事業主に請求することができます。あくまでも法律に定められた事項であり、少しでも違っていればすべてが該当するという訳ではありません。しかし、示された条件と事実が異なるというのはモラル違反であることは間違いありません。

さて皆さんの会社、ちゃんと労働条件通知書を交付しているでしょうか。

 

 

会社の「危機管理」はできていますか

先日、月例の定期訪問である顧問先さまに出かけた時のことです。

オフィス内に先月までにはなかったラミネートパウチされたフローチャートが掲げられていました。それは、「地震等の天災」「火災」「情報漏洩」「外部からの侵入」といった事故や発生したときに、どのように動くかを視覚化したもの。危機管理マニュアルのポイントを抜粋して作成されたとのことでした。こちらの顧問先の業態は具体的にはご紹介できませんが、万が一の時の連絡先が非常に多く、特に災害時に組織としてどう動くかが人命に大きく関わることもあり、そのような危機感も根底にあったようです。

このブログでも東日本大震災のときに、私自身が経験したチェーンメールのことを取り上げましたが、いざというときに個々に判断を求めるのはなかなか難しい、あるいは適切な判断ができません。平時にこういったマニュアルを作成して、普段から目にして刷り込んでおくことが大事なんでしょうね。

今回、フローチャートを作成するにあたって、従業員各々がどのような潜在的な問題があり、またそのときどのように動き、自分が何をすべきか、どのような役割があるのかが明確になったそうですが、この効果は大きいですよね。その中の一項目で、みなさんの会社でもすぐに準備できそうなこと、これ意外に作られていないところが多いのではないでしょうか。それは「安否確認のための緊急時の連絡網・報告ルール」。携帯番号やメールアドレスなどは個人情報でもあり、連絡網として社員全員が目にすることができるのは抵抗があるかもしれません。そんな時には、例えば緊急連絡用に限定したメールアドレスを作成するといった方法もあります。

みなさんの会社でも検討されてはどうでしょうか。

 

 

現物給与の価格が見直しされています

厚生年金や健康保険、いわゆる社会保険料を決める報酬には現金で支払われるものだけでなく、現物で支給されるものが含まれることをご存知ですか。

まず、ここでは厚生年金保険の保険料を前提としますが、その保険料を算定する元となる報酬とは次のように規定されています。
「報酬とは賃金、給料、俸給、手当、賞与その他いかなる名称であるかを問わず、労働者が、労働の対償として受けるすべてのものをいう」（厚生年金保険法第３条第１項の３）
労働の対象と受けるものであれば、月給や日給あるいは時間給といった名目にかかわらず、それは賃金であり給与とされます。また手当についても、扶養手当や住宅手当、赴任手当や役付手当など、会社によって呼び方はさまざまですが、原則としてこれらもすべて手当として報酬に含まれます。ただし、慶弔見舞金や資格取得などの祝い金といった一時的なものについては含まれません。

次に現物給付についてですが、法律では以下のように規定されています。
「報酬又は賞与の全部又は一部が、通貨以外のもので支払われる場合においては、その価額は、その地方の時価によつて、厚生労働大臣が定める」（厚生年金保険法第２５条）
例えば通勤定期券や社宅や寮など現物を支給する場合には、金額が明確であればその金額が、そうでない場合にはその地域の時価に応じて定めることになっています。その例として、通勤定期券のように金額が明確であるものはその金額が報酬となり、食費については毎年厚生労働大臣が都道府県ごとにその金額を定めています。

昨日の１６日、厚生労働省のホームページではその食費と住居に関すると都道府県ごとの価格がリリースされました。普段あまり気にすることはないかも知れませんが、例えば食費。朝食、昼食、夜食、１日（３食）、１ヶ月の価格が都道府県ごとに定められています。私の顧問先さまでも賄い食として食事を提供しているところがありますが、もし社員から食時代としてその３分の２以上を徴収していない場合、一定の金額を報酬とみなして社会保険料を計算しなければなりません。

一般企業で例えば社員食堂での昼食代を会社で全額負担とするところは少ないかと思いますが、飲食関係の事業所では賄い食を提供していることが多いのではないでしょうか。もし、食時代を徴収していない場合には報酬とみなさなければならないケースがあります。一度確認されてはどうでしょうか。

☞「平成３１年４月から現物給与の価額が改定されます」～厚生労働省のサイトはこちら

 

 

懲戒処分について知っておきたいこと

就業規則の作成や見直しとき、あるいは個別に事業主さまから時折受ける相談にこんなことがあります。
「社員に何らかの処分をするときにはどうしたらいいのか」

社員が社内の規律や秩序を乱したとき、あるいは社会的信用を著しく失墜するような行為をした場合に、使用者がその社員に対して課す罰則を懲戒処分といいます。その対象となる行為や懲戒の種類は、企業によってそれぞれですが、懲戒として多いのは、譴責や減給・出勤停止・降格・懲戒解雇などがあります。そしてこれらの懲戒処分に該当する行為や、懲戒処分の内容はすべてあらかじめ就業規則に定めておく必要があります。逆を言えば、定めがない限り勝手に理由をつけて減給したり、解雇しても無効とされる場合があります。

例えば私が新たに就業規則を作成する場合、まず事業主さまにご提示する懲戒事由としては以下のようなものがあげられます。
➀　正当な事由なく、〇〇日以上無断で欠勤すること
②　正当な事由なく、届出なく遅刻や欠勤をくりかえすこと
③　採用時に提出した履歴書などに重要な経歴詐称があったこと
④　会社の機密事項や他の従業員の個人情報を持ち出し、漏洩したり、拡散させたこと
⑤　故意に会社の信用や名誉を傷つけるような言動をすること
⑥　会社を誹謗、中傷すること
⑦　許可を得ることなく事業を営んだり兼業をしたりすること
⑧　無許可で会社施設を利用したり、社内における備品などを私的に流用すること
⑨　正当な事由なく会社の施設や備品を破壊すること
⑩　刑事罰に処せられることが確定したこと
⑪　飲酒および酒気帯びの状態で出勤したこと
⑫　悪質なセクハラ行為、パワハラ行為、公序良俗に反するような行為があったこと
⑬　職務を利用して不要に利益を得たり、第三者に不当に利益を供与する行為があったこと
⑭　再三にわたり、就業規則等に違反し、指導にもかかわらず改善がみられないこと

ただし、これらの事由に該当したからといってすべての場合に懲戒処分できるわけではありません。その行為が会社に不利益で秩序を乱し、かつ処分の内容も社会通念上妥当である必要があります。「これだけの被害を会社に与えたのだから、これくらいの懲戒処分はなむを得ない」という妥当性が求められるということです。また、懲戒処分をする前には、当事者に弁明の機会を与えること、過去の処分との公平性なども求められます。

懲戒処分を行うには、就業規則にその事由や処分の内容を定め、適正な方法によって公平な手段によって行うことが必要です。間違っても一時の感情や個人的な都合で行われるものではあってはなりません。

 

 

もしものとき誰がどう動くか

東日本大震災から８年目を迎えた先日、テレビや新聞では多くの特集記事が掲載され、特別番組が放送されていました。皆さんはあのとき、何をしていましたか。

ここからは私が経験し、考えさせられたことです。震災があったのが金曜日、その２日後の日曜日の午後にあるメールが当時勤めていた会社の上司（役員）から届きました。そのメールの内容とは、「震災によって東日本の電力需要が逼迫している。そのため関西電力としても広く節電を求めており、このメールを多くの人に広げてほしい云々」。内容は具体的でそのときの状況からすればもっともな内容ではあるのですが、よくよく考えてみるといわゆるチェーンメールです。この上司は多くの社員にこのメールを展開したことで、その後に私の元には数人の社員からその取扱いを確認するメールが届いたりと、ちょっとした騒動になったことがありました。発信元が役員であったことでその取扱いをどうすればよいのか、下々の社員は悩んでしまった訳です。

当時私が勤めていた会社は、システム開発に関わる企業であり、情報を取り扱うことを生業とする企業です。そんな企業の役員がチェーンメールを展開してしまうことに驚いたのですが、でも今思えばあの状況の中でそれらしいメールが来たら、良かれと思って展開してしまうのでしょうか。でも、チェーンメールは通信ネットワークに負荷がかかることで、本当に必要な情報が伝えられなくなったり、あるいは殊更に不安を煽ってしまうなど、総務省のホームページでも転送しないことを呼び掛けています。やはり不用意な行動は避けるべきですよね。

こういった緊急時に、企業という組織の中で問題が起きた時、どう対処するべきかは考えておく必要があります。本来とるべき連絡をどのようにして確保するのか。あるいはこういった類のメールを受け取ったときに、誰に報告しどう対応するかといった手順も必要です。ついうっかりチェーンメールを不特定多数の人に一斉に送ると、社員のメールアドレスという個人情報が外部に漏れてしまうリスクもあります。

「こんなことはあり得ないだろう」「しないだろう」というのは緊急時には当てはまらないと考えて、そのときの誰がどうするかを考えておいた方がよいのかもしれません。