通勤定期代は妥当ですか？

最近、社内で総務部門を担当されている方との雑談でこんなことがありました。
「社員が申請してくる定期代を最近精査したら、いくつか疑問符が付くようなものがあった。会社としてどう取り組んだらよいか教えてほしい」

通勤定期代の不正受給ともいえるこの手の問題、本人に故意はなくても、便利なルートや交通手段を利用したことで会社からみれば余計に経費がかかったりといったこともあり得ます。ではどういったルールでチェックをしたり一定の制限を設けるのがよいか。まずは何よりも就業規則や給与規定で、通勤定期についてのルールを明確にするというのが大事になります。ここで、「通勤はもっとも合理的で経済的な、一般に誰しもが選択しうる方法であること」、つまり「常識の範囲内で認められるルート・方法」ということを規定しておくことです。

次にエビデンス、多くの企業では実施されていると思いますが、社員一人一人に自宅と会社の通勤ルートを申告してもらい、利用する交通手段と費用を会社所定の申請書で提出してもらうことです。また提出されたルートと金額は妥当かどうかをちゃんとチェックすることも忘れずに必要です。実際に購入したかどうかを確認する手段として、社員が購入した定期券のコピーの提出させるというのも一つの方法です。

また、意外に問題になるのは自宅から最寄り駅までの交通手段。実はそれほど距離がないにもかかわらず、たまたまこの区間にバスがあると定期券の申請はするが、実際には徒歩や自転車を利用し、定期代はポケットにというケース、私が会社員の頃にも耳にしたことがあります。こういったケースを防ぐためには、公共交通機関を利用できる距離数を定めること。あまりに長い距離を徒歩でというのは無理があるので、１～２キロ程度が妥当でしょうか。

通勤手当は現物給与という給与の一種、仮に不正があればそれは給与の過剰支給とも言えます。労使双方に適正な対応が求められます。

 

１０月１２日

今朝、顧問先オーナー様から携帯電話に着信がありました。

普段から公私をわきまえたオーナー様で、休日朝の連絡にただならぬものを感じたのですが、とても残念な連絡でした。

まだ個人事業であった時から、会社設立を経て今日まで、オーナーご夫妻の右腕として支えてこられた社員さんが、先日旅立たれたとのこと。一昨年の秋に病に倒れられてから、復帰を目指しておられたのですが、願いが叶うことはありませんでした。私もご訪問するたびに、いろいろとお話をさせていただき、オーナーご夫妻とともに何度も食事をともにしたりと、親しくさせていただきました。あの素敵な笑顔にもうお目にかかることができないと思うと、言葉が見つかりません。若い方が夢半ばにして早逝されることは、とてもつらい事です。また、先日は奇しくも５年前になくなった実母の命日、今年も１０月１２日は特別な日になってしまいました。

ご冥福をお祈り申し上げます。安らかにお眠りください。